¿Cómo nos afectarán las nuevas reglas de trabajo flexible?

P: ¿Cómo debo manejar las solicitudes de trabajo flexible de los empleados después de que los nuevos cambios entren en vigencia el 6 de abril?

R: Cuando escuchas las palabras «trabajo flexible», la mayoría de las personas en estos días asumen que eso simplemente significa trabajar desde casa. Pero hay muchas formas diferentes de trabajar de manera flexible, y con los nuevos cambios que entrarán en vigencia a partir del 6 de abril, los empleadores deben estar preparados para una avalancha de solicitudes.

Lo primero que debes hacer es verificar cuándo presentó el empleado su solicitud de trabajo flexible. Aquellas presentadas antes del 6 de abril aún pueden ser procesadas bajo las reglas antiguas, lo que significa que el empleado debe haber tenido 26 semanas de servicio continuo y solo puede presentar una solicitud de trabajo flexible por año. Cualquier solicitud presentada el 6 de abril o después debe ser procesada bajo las nuevas reglas.

Los diferentes tipos de solicitudes de trabajo flexible podrían incluir:

• Compartir el trabajo, donde dos personas realizan un trabajo dividiendo las horas entre ellas;• Trabajar de forma remota o desde casa;• Trabajar de forma híbrida;• Trabajar las horas completas en menos días, por ejemplo, una semana laboral de cuatro días o una quincena laboral de nueve días;• Flexitime, donde el empleado trabaja ciertas «horas centrales» pero elige cuándo comenzar y terminar el trabajo alrededor de esas horas;• Horas anuales, donde un empleado trabaja un número establecido de horas al año pero tiene cierta flexibilidad en cuanto a cuándo las realiza;• Horarios escalonados, lo que significa que tienen horarios de inicio/fin diferentes a los demás empleados; o• Jubilación gradual, donde un empleado reduce sus horas o trabaja a tiempo parcial a medida que se acerca a la jubilación.

Primero, verifica el estado laboral. ¿La persona que presenta la solicitud es un empleado? Luego, verifica si han presentado una solicitud anterior de trabajo flexible. Actualmente, los empleados pueden hacer una solicitud por año. Bajo las nuevas reglas, los empleados podrán hacer dos solicitudes de trabajo flexible por año* y podrán solicitar trabajo flexible desde el primer día de empleo.

Si aún no han excedido su derecho, pídeles que pongan la solicitud por escrito. Reconoce su solicitud por escrito y organiza una reunión con el empleado para discutir los detalles exactos de la solicitud. No demores en responder a las solicitudes de trabajo flexible, estas deben ser tratadas, incluyendo cualquier apelación, dentro de los tres meses según las reglas actuales, cambiando a dos meses bajo las nuevas reglas*, a menos que se acuerde una extensión con el empleado.

Asegúrate de realizar la reunión de consulta en un espacio adecuado donde no sean interrumpidos. Si bien no existe un derecho legal a ser acompañado, es una buena práctica ofrecer al empleado la opción de tener un acompañante.

Utiliza esta reunión para explorar las razones por las que el empleado solicita trabajo flexible, así como cualquier otra disposición alternativa que pueda funcionar si no se pueden acomodar los cambios solicitados. Recuerda tomar notas y no busques tomar una decisión durante esta reunión; es una oportunidad para explorar todas las opciones con el empleado y ver qué podría ser posible. Esto incluye probar la propuesta para ver cómo podría funcionar. Pueden acordar un cambio temporal, pero esto debe respaldarse por escrito para evitar confusiones.

Bajo las nuevas reglas, ya no será responsabilidad del empleado considerar el impacto de su solicitud en el negocio*. Puedes pedir su opinión, pero eso es algo que tú, como empleador, debes considerar.

Ten en cuenta si algún otro derecho, como el derecho a vacaciones, se verá afectado por el cambio en las horas de trabajo.

Confirma el resultado de la reunión por escrito al empleado y, en caso de que se acepte la solicitud, realiza los cambios contractuales que sean necesarios. Asegúrate de mantener registros de la solicitud y las actas de la reunión e informa a nómina de cualquier cambio, según corresponda.

En caso de que se rechace una solicitud, considera si se puede ofrecer otro tipo de apoyo al empleado si es necesario. Asegúrate de que al empleado se le otorgue el derecho a apelar el resultado y asegúrate de que cualquier apelación se complete antes de que se cumpla el plazo de dos meses.

Solo hay razones estatutarias selectas por las que un empleador puede rechazar una solicitud de trabajo flexible:

• Costos adicionales que dañarán el negocio;• El trabajo no se puede reorganizar entre otros empleados;• No se pueden contratar personas para hacer el trabajo;• El trabajo flexible afectará la calidad y el rendimiento;• El negocio no podrá cumplir con la demanda de los clientes;• No hay suficiente trabajo durante los horarios de trabajo propuestos; o• El negocio está planeando cambios en la fuerza laboral.

Peter Done es cofundador y director gerente de Peninsula, un especialista en asesoramiento en derecho laboral, recursos humanos y salud y seguridad laboral.